Hoe organiseer je een festival?

Festivals, het is misschien even een tijdje geleden dat je er een bezocht hebt, maar ze staan altijd garant voor een hoop plezier en sensatie. In dit blog leggen we je uit hoe je zelf een festival organiseren kunt. Van het bedenken van een origineel concept tot de praktische aspecten van een festival.

Ook zullen we je natuurlijk uitleggen hoe je de beste merchandise voor je evenement maakt. Een te gek festival valt natuurlijk samen met coole gepersonaliseerde producten zoals t-shirts, buttons, keycords, polsbandjes, tassen en truien. Bij Camaloon staan we voor je klaar om je met

Festival organiseren? Let hier op!

Het organiseren van een festival gaat natuurlijk niet over één nacht ijs. Het is een hele klus! Er komt van alles bij kijken. Ht kan je misschien een beetje duizelen als je denkt aan alle zaken die je moet regelen.

Om je een beetje op weg te helpen, hebben we de belangrijkste punten hieronder voor je op een rijtje gezet. Zie het als een soort checklist of stappenplan voor als je een festival organiseren wilt.

  • Welk soort festival wil ik organiseren en wat is mijn doelgroep?
  • Maak een draaiboek of planning
  • Wat is je budget?
  • Vergunningen en verzekeringen voor je festival
  • Het personeel voor je festival
  • Welke bands of activiteiten komen er naar mijn festival?
  • Wat voor cateringservices wil ik op mijn festival?
  • Marketingplan
  • Merchandise voor je festival

De doelgroep bepalen als je een festival organiseert

Een goed festival staat of valt met de juiste doelgroep. Zonder te weten voor wie je het festival organiseert, zal je ook nooit publiek trekken. Je kunt hiervoor marketonderzoek doen. Je kunt ook onderzoek doen in Facebookgroepen of andere sociale media.

Daarnaast is concurrentie-onderzoek een manier zijn om meer te weten te komen over je doelgroep. Wat doen andere festivalorganisatoren op vergelijkbare festivals? Hoe zou jij dat beter of anders doen?

Op sommige festivals komen bezoekers juist af op de bands die ze kunnen ontdekken. Bij andere festivals worden bezoekers getrokken door een select aantal hoofdacts.

Ook het goede eten, de sfeer of simpelweg een apart thema dat jouw doelgroep aanspreekt, kan een reden zijn voor bezoekers om naar een festival te komen.

Het draaiboek voor het festival samenstellen

Een tweede punt op je checklist voor het festival organiseren is het samenstellen van je draaiboek of planning. Voor een goed draaiboek is een aantal punten erg belangrijk:

  1. Waar het festival plaatsvindt
  2. Wanneer het festival plaatsvindt
  3. Het aantal bezoekers dat kan komen

Stap 1: Waar vindt je festival plaats?

Festivals kunnen op verschillende plaatsen worden gehouden. Zo zijn er in Nederland grote openlucht festivals als Down the Rabbit Hole, PinkPop, Best Kept Secret en Lowlands.

Ook zijn er kleinere festivals op bijvoorbeeld poppodia, zoals Motel Mozaïque in Rotterdam. Dat is verspreid over diverse podia in de stad.

Maar ook nog veel kleinere mini-festivals zoals soms in Utrecht worden gehouden. Een voorbeeld is Le Guess Who. Dat wordt maar op een enkel poppdium gehouden.

Een conferentiezaal of zelfs een tuin, park of landgoed kunnen ook een locatie zijn voor je festival. Vergeet ook niet dat niet per se ieder festival een muziekfestival hoeft te zijn.

Tijdens de lockdowns zijn veel festivals ook online doorgegaan. Dit vraagt echter een totaal andere manier van organiseren. Je hebt hier natuurlijk ook geen inkomsten uit bijvoorbeeld horeca.

Stap 2: Wanneer vindt het festival plaats?

Tussen 2020 en 2022 is het een moeilijke periode geweest voor festivalorganisatoren om een goede tijd te vinden voor hun festivals. Door alle lockdownmaatregelen zijn verschillende festivals uitgesteld of in een andere vorm doorgegaan.

De tijd en de plaats van je festival bepalen was echter ook al voor die periode best lastig. Zo moet je rekening houden met de wensen van bijvoorbeeld de gemeente. Soms moet je ook rekening houden met de agenda van de politie.

Bij een toplocatie buiten zal je een jaar van te voren moeten reserveren en rekening moeten houden met omwonenden. Wanneer je iets op een locatie organiseert die bestemd is voor muziek of evenementen, is het al weer wat makkelijker om het in te plannen.

Stap 3: hoeveel bezoekers komen er?

Je moet weten hoeveel bezoekers er ongeveer zullen komen op je festival. Dat is belangrijk voor veel verschillende aspecten van je eigen festival. Van de catering tot de kosten en de locatie.
We zullen verderop in dit blog dieper ingaan op al deze aspecten.

come posso risparmiare sul costo del'ordine

Kosten en budget van je eigen festival

Hoewel dit misschien ook onderdeel zou moeten zijn van je draaiboek, vormen kosten eigenlijk een apart onderdeel van de organisatie van je festival. 

Een festival is erg duur omdat er zoveel komt kijken bij een festival organiseren. Zonder te weten wat je budget is, kun je dus geen goed beleid maken.

Welke kosten maak je?

Een festival kost veel geld. Dat komt omdat een festival bestaat uit verschillende kostenposten. Hieronder vind je een overzicht van deze verschillende posten:

  • Kosten voor personeel
  • Kosten voor technische middelen als podia
  • Kosten voor marketing
  • Kosten voor faciliteiten zoals toiletten, dranghekken of garderobes
  • Kosten voor huren terrein of poppodium
  • Kosten voor verzekeringen
  • Kosten voor muziek

Onverwachte kosten

Een draaiboek maken voor de kosten van je festival is moeilijk. Gedurende het proces zal je vaak tegen problemen aanlopen en extra kosten maken. Het opstellen van een budget is een continu proces.

Het is daarom belangrijk dat je een flexibel voorlopig budget opstelt. Op die manier heb je een hoop speelruimte.

Begin klein

De kosten van je festival hangen af van wat jij voor ogen hebt. Toch spreekt het voor zich dat je klein begint. Zowel qua budget als omvang van je festival.

Volgens ervaren organisatoren duurt het zeker vijf jaar voordat een groot publiek jouw festival in de gaten heeft, wanneer je deze vanuit het niets uit de grond stampt.

Wees dus geduldig en bouw je festival langzaam op. In eerste instantie zal je dus op een klein podium beginnen met een klein publiek en misschien wat meer onbekende artiesten.

Pas later zul je meer bekende line-ups kunnen toevoegen en met een hoop succes zelfs kunnen werken met een enorm budget.

Hoe kom je aan geld?

Om geld te vinden voor je festival moet je partnerschappen aangaan. Een festival organiseren doe je eigenlijk nooit alleen. Er zijn altijd sponsoren. Ook crowdfunding kan een manier zijn om je festival te bekostigen.

Crowdfunding

Je kunt je festival bekostigen door gebruik te maken van crowdfunding. Met deze methode haal je geld binnen vanuit een netwerk van gewone mensen die betalen om jouw festival door te laten gaan. 

Crowdfunden kan meteen dienen als een marketingtool. Verderop in dit blog zullen we dieper ingaan op de marketing van jouw evenement.

Is een gratis festival rendabel?

Een gratis festival organiseren is lastig. In dat geval haal je geen inkomsten uit de verkoop van kaartjes maar alleen uit de verkoop van horeca en het geld dat binnenstroomt via sponsoren.

Als je dit type festival wilt organiseren zul je dus nog meer dan anders een sterk horeca-concept en goede sponsoren nodig hebben.

Door de crisis van de afgelopen jaren in de evenementenindustrie is het niet te verwachten dat er nog veel van dit soort festivals met gratis tickets worden georganiseerd.

De benodigde vergunningen en verzekeringen voor een geslaagd festival

Een festival organiseren kan niet zonder eventuele vergunningen of verzekeringen. Om geen problemen met de gemeente of de omgeving te krijgen heb je vergunningen nodig. 

Ook moet je verzekeringen afsluiten om andere problemen te tackelen. Je hebt de volgende zaken nodig om je festival in goede banen te leiden:

  • Evenementenvergunning
  • Copyright
  • Vergunningen omtrent geluidsoverlast of milieu
  • Verzekeringen voor een festival

Evenementenvergunning

Wie werkt in de wereld van entertainment weet dat je niet zonder een vergunning kunt voor je evenement. Meestal moet de gemeente deze verlenen als je het festival in de buitenlucht organiseert.

Het aanvragen van een vergunning is veel werk. Je hebt verschillende documenten nodig. Denk daarbij aan een plattegrond van het festival met veiligheidsplan, constructietekeningen van de tenten waarbij je ook rekening houdt met de weersomstandigheden.

Begin daarom op tijd met het aanvragen van je vergunningen. Het kan soms lang duren voordat gemeenten dit hebben afgehandeld.Je hebt ook een vergunning nodig als je sterke dranken wilt schenken op je festival. Je kunt zo’n drank- en horecavergunning aanvragen bij de gemeente waar je het festival organiseert.

Copyright

Een evenement met muziek heeft ook auteursrechten of copyright nodig. Je kunt deze in Nederland betalen bij de organisatie Buma Stemra. Ook producenten en uitvoerders van muziek ontvangen een vergoeding.

Vergunningen omtrent geluidsoverlast of milieu

Een festival veroorzaakt geluid. Dit kan bij een event in de buitenlucht in de wijde omgeving te horen zijn. Ook voor geluidsoverlast zul je een vergunning aan moeten vragen bij de gemeente.

Verzekeringen voor een festival

Over de verzekeringen die je nodig hebt als je een evenement organiseren wilt, kunnen we kort zijn. Er is een kort lijstje van verzekeringen dat je zeker zou moeten afsluiten om eventuele problemen op je festival het hoofd te bieden.

Dit kunnen problemen zijn zoals extreem weer waardoor het festival deels niet door kan gaan, ongelukken op de locatie maar ook andere onkosten zoals het afzeggen van bands op het laatste moment kunnen worden gedekt door een verzekeraar.

Hieronder volgt een kort lijstje van verzekeringen die je kunt afsluiten als je een festival gaat organiseren:

  • Aansprakelijkheidsverzekering
  • Materiaalverzekering
  • Schade en vernielingen-verzekering
  • Annuleringsverzekering
  • Ongevallenverzekering
Source: Pexels/Elevate

Welk personeel heb je nodig op een festival?

Een festival kan niet zonder het juiste personeel. Er is veel mankracht nodig om je evenement tot een goed einde te brengen. 

Je hebt niet alleen medewerkers nodig die de kaartjes controleren. Ook is er personeel nodig voor de drankjes, de beveiliging, technici voor geluid en backstage en personeel om de veiligheid te garanderen.

Je kunt personeel inhuren via bijvoorbeeld een uitzendbureau maar er zijn ook organisaties die zich gespecialiseerd hebben in het werven van festivalpersoneel. Local Heroes is daar een voorbeeld van.

Wat wordt de line up van mijn festival?

Wanneer je een muziekfestival organiseert, en daar gaat dit blog voornamelijk over, heb je artiesten nodig die komen spelen. Het boeken van de juiste artiesten is een flinke klus wanneer je een festival organiseert. Gelukkig is er een aantal tips om dit goed te regelen.

Werk samen met een agentschap voor artiesten

Artiesten werken vaak onder een agentschap. Zo’n agentschap kan je in sommige gevallen ook helpen met het vinden van de juiste muziekgenres bij jouw doelgroep.

Ben je bijvoorbeeld op zoek naar popmuziek of misschien iets specifieks zoals elektronische muziek, country of zelfs metal?

Een agentschap kan je hierbij helpen. Een voorbeeld van zo’n agentschap is Benz Agency, Total Bookings of Show Bird.

Gebruik je eigen netwerk

Als organisator van een festival heb je misschien al een enorm netwerk. Gebruik dat netwerk en vind daarmee de muzikanten die jouw festival passen. Vooral als je net begint kan dit een leuke manier zijn om nog onbekende acts te vinden die nog geen manager of agentschap hebben.

Wat voor cateringservices wil ik op mijn festival?

Festivals kunnen niet zonder een goede drankvoorziening en op meerdaagse festivals is ook altijd een hoop te eten. 

Steeds meer festivals kiezen voor samenwerkingen met cateringbedrijven die iets bijzonders te bieden hebben. Best Kept Secret staat bijvoorbeeld bekend om hun bijzondere eetgelegenheden.

Dranken

Een festival in een poppodium heeft meestal een eigen voorziening voor dranken, wat de organisatie van bier, wijn en frisdranken een stuk gemakkelijker maakt.

Wanneer je echter een festival in een evenementenhal of buitenlucht organiseert, zal je vaak zelf voor de drank moeten zorgen. In dat geval kan je gebruik maken van een bedrijf dat voorziet in festivaldranken.

Foodtrucks

Op festivals in de openlucht zien we steeds vaker foodtrucks. Dit zijn kleine busjes met streetfood zoals wraps, hamburgers of falafel. Je kunt dit soort foodtrucks meestal boeken bij speciale agentschappen zoals bijvoorbeeld Foodtruck Booking.com.

Pexels/RODNAE Productions

Hoe stel ik een goed marketingplan op?

Als je een evenement organiseert, is het belangrijk dat je niet alleen alle faciliteiten op orde hebt, personeel hebt ingehuurd en de locatie en vergunningen op orde hebt. Je moet namelijk ook een goed marketingplan hebben.

Zonder marketing zul je geen bezoekers op je eigen festival krijgen. Promotie van je event vormt dus een belangrijk onderdeel van je planning.

Het bereiken van je doelgroep is cruciaal

Omdat er in Nederland de laatste tien jaar steeds meer muziekfestivals worden georganiseerd, wordt het ook steeds moeilijker om op te vallen tussen alle berichten op social media kanalen.

Het is daarom belangrijk om jouw berichten te laten onderscheiden van andere berichten. Hierbij spelen beleving, de kwaliteit van de content en berichten die zijn gericht op emotie in plaats van alleen maar verkooptactieken, een belangrijke rol.

Ook bieden Facebook en Instagram de mogelijkheid om te targetten op bepaalde likes van gebruikers. Als zij bijvoorbeeld een artiest liken op het sociale medium, kun je betalen om hen ook jouw festival te laten zien. Op die manier bereik je wie je wilt bereiken.

Merchandise voor je festival

Muziekfestivals maar ook andere festivals kunnen niet zonder de perfecte merchandise. We kennen allemaal wel die ene persoon die al jaren niet meer zijn polsbandjes van festivals heeft afgedaan. Een goed festival kenmerkt zich natuurlijk door het perfecte polsbandje.

Ook keycords bedrukken is een goed idee voor je festival. Bijvoorbeeld om backstage passen aan te hangen of voor ander personeel achter de bar herkenbaar te maken.

bags_4

Naast keycords en polsbandjes kun je ook denken aan t-shirts voor je personeel met het logo van jouw festival of zelfs goodiebags met producten van jouw festival. Ook bekers op je festival kun je in de stijl van je logo laten bedrukken! Op die manier werkt je ook aan je marketing voor een volgende editie van je festival.

Bezoekers zullen jouw festival zien op het t-shirt of de trui die bezoekers dragen na afloop van het festival en op die manier creëer je meer exposure voor jouw festival.

Camaloon gebruikt cookies om je browse ervaring op onze site te verbeteren. Meer informatie door het lezen van onze cookiebeleid. Door op de site te blijven browsen bevestig je dat je het begrijpt en accoord gaat. We stellen het op prijs! Sluiten